Uma apresentação deveria levar minutos. Já, uma negociação, horas ou dias. Tempo é dinheiro, inclusive para o seu cliente. Então saiba como se organizar para ter o aproveitamento máximo em sua reunião.

Todos prontos para ouvir as suas ideias.

Primeiro tempo: apresentação.
Segundo tempo: negociação.

É muito comum pessoas prepararem apresentações levando em consideração todo o tempo reservado para a reunião. Por exemplo: se marcaram a reunião para começar às quinze horas e terminar as dezesseis, então a apresentação deveria ser montada para uma hora de duração?!

Trata-se de uma estratégia ingênua e desastrosa. Inicialmente vamos considerar o tempo em si, ou seja, se for montar um PowerPoint (organizar computador e projetor) diante de uma impaciente plateia, já seria perigoso. Se chegasse com antecedência seria melhor, entretanto, até começar a apresentação, com uma breve introdução ou uma conversa como que um “quebra gelo”, pronto! Já se foram quinze ou vinte minutos…

Saiba que a capacidade de atenção da plateia é limitada e se, após alguns minutos, não ficar claro qual o benefício da ideia, para quem está ouvindo, a tendência é a de haver dispersão diretamente proporcional ao tempo restante da apresentação.

Questões: você acha que uma plateia entediada tem motivação para fazer perguntas? Você acha que pessoas ocupadas, ao ver o seu prazo de tempo limite acabar, têm disponibilidade para negociar?

Entenda definitivamente que uma apresentação é simplesmente uma provocação para gerar interesse em seu projeto. Em poucos minutos você deveria deixar claro os benefícios a serem usufruídos pela plateia e dar uma breve explicação de como os mesmos seriam alcançados e assim, deixar claro o que quer em contrapartida. Pronto, acabou a primeira fase de sua reunião, a apresentação ou provocação. Ao deixar a plateia interessada, a mesma começará a fazer perguntas que atendam às suas (da plateia) expectativas. E você, ao apresentar um projeto sério com argumentos consistentes, saberá conduzir brilhantemente a segunda parte da reunião que podemos chamar de negociação.

Aí vão algumas dicas:

Organize uma apresentação que não ultrapasse um terço ou um quarto do tempo da reunião. Assim terá tempo para negociar e não entediará a plateia.
Esteja municiado com documentos, um projeto, por exemplo, que contemple informações complementares.

Em sua apresentação, não é necessário explicar tudo detalhadamente, mas é interessante levar material, em PowerPoint ou impresso, para o caso de precisar dirimir alguma dúvida ou aprofundar-se em algum aspecto solicitado.

Sempre que possível vá com outra pessoa da sua equipe, de preferência que conheça mais profundamente uma área diferente da sua. Assim, estará resguardado para o caso da discussão ser focada nessa outra área.