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PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DE WEBINARS
Comunicação assertiva | “oratória virtual”
Por Ney Pereira
O mundo está passando por profundas mudanças seja no âmbito das relações interpessoais, como profissionais. A necessidade de confinamento reescreveu a forma de agir e, sobretudo de se comunicar. “Estratégias disruptivas” e “o novo normal” são expressões que se tornaram parte do cotidiano corporativo.
Lives, webinars, webcasts, podcasts entre outros assumem papel de destaque. São soluções que já existem a algum tempo, mas agora, subiram ao podium das necessidades corporativas de forma avassaladora.
Nativos digitais costumam surfar na onda desses recursos com facilidade e intimidade, outros nem tanto. Entretanto, independentemente da geração e ou experiência, aprender como utilizar ferramentas de transmissão a distância, é o primeiro passo que, de alguma forma, todos já estão dando. Uma coisa é certa: com o tempo, em alguma medida, todos adquirirão uma certa fluência em como utilizar esses recursos -ferramentas digitais de transmissão ao vivo. Ou seja, todos estarão no mesmo patamar.
Agora é preciso refletir em como executar essas atividades remotas – webinars, meetings, entre outros – com mais eficácia e, sobretudo, como gerar valor e obter melhores resultados? Duas palavras mágicas respondem essa questão: planejamento e comunicação.
Focar na organização (do evento), passo a passo, com uma visão clara dos objetivos a serem alcançados e as respectivas táticas a serem executadas. Assim como, estar apto a promover uma comunicação assertiva e eficaz, entendo de que se trata de uma ferramenta que exige uma abordagem diferente (“oratória digital”), são atitudes que trarão resultados superiores e, certamente são diferenciais competitivos.
Esse material consiste em uma produção, fruto de mais de trinta anos de experiência em eventos corporativos e acadêmicos, somado a entrevistas com experts e algumas referências publicadas na web. Nele apresento conceitos sobre eventos remotos, suas características e aplicações, bem como seus atores e funções. O mundo do home office – e como se comunicar por meio dele – também foi explorado como sendo um aspecto extremamente relevante diante do “novo normal”. Esse conteúdo, portanto, foi elaborado para servir como recurso auxiliar, exclusivamente em cursos e workshops da Ney Pereira Comunicação. Sua total ou parcial reprodução, sem expressa autorização, é proibida (Lei 9610/98), ficando o infrator sujeito a sanções previstas em na lei.
CONCEITOS
WEBINARS
(da abreviação do inglês: “web-based seminar”: “seminário através da web”)
Se trata de um modelo de evento de transmissão ao vivo com interação – por chat e audiovisual, dependendo do tipo de plataforma – que utiliza como recursos ferramentas desenvolvidas, inicialmente, para serem utilizadas em reuniões virtuais (meetings) e conferências (videoconferências). Atualmente esse modelo de evento é amplamente utilizado também em aulas, treinamentos e palestras. A tecnologia proporciona condições (dependo da plataforma) de compartilhamento de tela, utilização de quadro para escrever, enquetes e documentos compartilhados entre outros. O acesso ao webinar se dá por meio de link direcionado a convidados.
Existem diferentes configurações – tipos diferentes eventos – de webinars, o que variam entre eles são os objetivos, a quantidade de participantes e tipo de evento (pode ser um evento fechado ou aberto ao público) e consequentemente, a metodologia.
Entretanto, independentemente do formato e objetivo do webinar, para que uma transmissão ao vivo seja mais organizada e transcorra de forma segura (sob o ponto de vista da tecnologia) e eficaz (sob o ponto de vista da organização e cumprimento de metas), a participação de diferentes atores com funções bem estabelecidas contribuirá, efetivamente, para o sucesso do evento. Em alguns eventos como videoconferências e meetings abertos (vide adiante), por exemplo, seria interessante a presença de todos os atores, já em eventos como aulas e treinamentos, apesar de úteis, nem todos – os atores – costumam participar.
São eles:
Anfitrião, coanfitrião, painelista (conferencista) e participantes.
É o coordenador, é quem direciona e dá forma ao evento. É quem faz as “honras da casa”. Portanto, o anfitrião, quer queira, quer não, é quem representa a marca (corporativa). Além disso, é o responsável por “costurar”, de maneira harmônica e organizada, a comunicação entre painelista (conferencista) e participantes.
É o “anjo da guarda”, a pessoa que auxilia o anfitrião e o conferencista no sentido de organizar as atividades administrativas do webinar, como gerenciar participantes ou iniciar/interromper gravações, direcionar perguntas entre outras. Em algumas situações o coanfitrião garante o suporte técnico – o bom funcionamento da ferramenta (plataforma) ao longo do evento.
Dependendo do formato do evento, pode ter mais de um.
No caso de meetings corporativos – pode ser um convidado externo ou um colaborador (geralmente líder) que tem a função de fazer uma apresentação acerca de um assunto comercial ou institucional para um público interno ou externo.
Em eventos maiores como palestras ou seminários, o painelista geralmente é uma autoridade (expert) que apresenta um assunto para os demais participantes no formato de uma palestra.
Em um evento aberto, poderiam ser considerados a “plateia” ou “consumidores” do evento. Em reuniões e eventos fechados corporativos, videoconferências, por exemplo (vide adiante), os participantes, geralmente, são os colaboradores da própria empresa.
Para mais informações sobre os atores, e suas possibilidades – tecnológicas – acesse o link abaixo – site suporte de ajuda da plataforma ZOOM. Optei por essa referência porque, independentemente da plataforma a ser utilizada, essas atribuições aos diferentes atores são amplamente aplicáveis.
ACESSE: https://support.zoom.us/hc/pt-br/articles/360000252726-Fun%C3%A7%C3%B5es-em-um-webinar
TIPOS DE WEBINARS E APLICAÇÕES
Como já foi dito, os webinars apresentam diferentes formatos (aplicações), dependendo de seus objetivos e público alvo e, portanto, diferentes configurações de atores e metodologias.
Apresento a seguir algumas aplicações mais comuns com sugestões de atores e metodologias.
OBSERVAÇÃO
A nomenclatura utilizada – denominação sugerida a cada tipo de reunião ou evento aberto – serve somente como uma forma mais didática de relacionar a configuração e execução de cada evento. Entretanto, ainda não há um consenso sobre como denominar cada formato.
Para facilitar a compreensão, dividirei os tipos de webinars em duas partes:
Parte 1 – Webinars Fechados
Parte 2 – Webinars Abertos
PARTE 1
Webinars fechados
REUNIÕES VIRTUAIS CORPORATIVAS
Entre as principais vantagens (se comparado ao evento presencial), é a de se poder contar com a participação de pessoas que estejam geograficamente distantes, além da comodidade de se evitar eventuais deslocamentos (ganho de tempo) e economia.
Tipos
Webinar Meeting
Corresponde as tradicionais reuniões geralmente promovidas, eventualmente ou sistematicamente, para apresentação de novos projetos, direcionamentos e acompanhamento de metas, resolver problemas pontuais, dar andamento a projetos, entre outros.
Videoconferência
Um tipo de reunião que conta com um painelista (apresentador) que pode ser um membro da alta gestão, colaborador ou convidado. Os participantes tiram dúvidas e fazem contribuições. O objetivo pode ser desenvolvimento profissional (capacitação) ou informação (atualização), entre outros.
Eficácia (ou não) dessas reuniões
Reuniões virtuais, certamente oferecem uma série de vantagens, como já foi evidenciado. Há situações ou modelos de negócios, por exemplo, nos quais a única opção de comunicação interna e externa se dá por meio virtual. Infelizmente, na esteira do crescimento dessa solução (reuniões virtuais), constatam-se algumas situações nas quais o evento é executado de forma bastante ineficaz ou, algumas vezes, desastrosa. Nesses casos, as consequências vão desde frustração dos participantes, gasto desnecessário de energia e tempo, necessidade de retrabalho e até perda de dinheiro.
Em primeiro lugar, é muito importante ter a consciência de que REUNIÃO VIRTUAL NÃO É IGUAL A REUNIÃO PRESENCIAL. Atualmente utiliza-se muito a expressão “o novo normal”. Então, podemos, de cara, considerar que os participantes, diferentemente de quando estão em uma reunião presencial, “levam consigo a sua casa”, o seu home-office para a reunião. Inicialmente, esse seria o “novo normal”!!!
Outra diferença significativa é o fato de a comunicação ser a distância e, portanto, por intermédio de tecnologia. O que requer uma preocupação extra no que diz respeito ao mínimo domínio da ferramenta escolhida e, sobretudo, a necessidade de as pessoas se adaptarem a um novo formato de execução da reunião em si.
Necessidades
Podemos considerar, portanto, que alguns aspectos – ou necessidades – são extremamente relevantes para que as reuniões virtuais sejam mais eficazes:
- Gerenciamento do tempo (a reunião deverá ter seu tempo previamente estipulado)
- Gerenciamento do conteúdo (o que cada participante precisa falar e, em quanto tempo)
- Gestão dos convidados (convidar as pessoas certas com regras claras)
- Qualidade da comunicação e das mensagens (o que se espera de cada um – preparo, objetividade, clareza de conteúdo).
- Garantia o plano de ação “Action Items” (efetividade na aplicabilidade do que foi definido).
Diante das necessidades apresentadas acima, podemos concluir, de forma inequívoca, que a eficácia de uma reunião, está relacionada a uma boa gestão, sobretudo, das pessoas envolvidas e do processo do evento em si.
Para não marcar reuniões em horários impróprios
O link abaixo é de um aplicativo que permite calcular o melhor horário para sua reunião quando o problema for fuso horário.
Dica: World Time Buddy [link]
É muito comum reuniões com participantes de diferentes partes do mundo e, consequentemente, em fusos horários diferentes. Cuidado com o horário que marcar a reunião! Não é nada produtivo e confortável, ter um participante assistido a reunião de madrugada. Recomendo pesquisar o melhor horário que possa ser mais confortável a todos os participantes.
As pessoas
"o home office"
Em reuniões presenciais as possibilidades para distrações poderiam se resumidas a conversas paralelas, preocupações pessoais (tomando conta dos pensamentos), ou ainda a dificuldade de concentração diante de apresentações enfadonhas, por exemplo. Agora, no caso de reuniões virtuais, estamos falando de outros tipos de distrações: são os “ruídos do home office”.
Esses “ruídos”, de forma ilustrativa, representam todas as distrações e intercorrências advindas de um home office que podem dificultar ou inviabilizar a comunicação a distância.
Home office e seus ruídos
O assunto home office em si é tão rico de possibilidades que precisaria de um material específico mais abrangente para apresentá-lo em toda a sua dimensão. Vamos, portanto, nos ater especificamente a situações referentes a reuniões que possam atrapalhar ou até inviabilizar a participação no evento.
Wi-fi fraco
Por mais obvio que pareça, ter uma boa internet, agora passou a ser uma questão de sobrevivência corporativa. Dependendo da capacidade do wi-fi , a reunião pode ser, constantemente interrompida ou até inviabilizada. Sugestões: providencie um wi-fi mais robusto, se possível, conecte o seu roteador por cabo direto no computador e tenha um ponto de acesso móvel a mão (seu smartphone).
Sons concorrentes
Vou listar os cinco “campeões”: latidos, crianças chorando ou gritando, TV ligada, conversas paralelas em voz alta e barulhos provenientes de obras ou reparos.
Muitas vezes o colaborador ou apresentador não percebe o impacto negativo desses sons em todo o processo da comunicação, seja na compreensão da mensagem ou percepção gerada aos outros participantes. Geralmente essas situações acontecem pelo fato de o espaço de trabalho ser compartilhado com a família (imóveis pequenos).
Recomendo que a estação de trabalho, se possível, seja no local mais silencioso ou afastado, da casa. Do contrário, é preciso negociar com os membros da família uma trégua (tempo para que a reunião seja concluída). Se, definitivamente, não conseguir o silêncio almejado, ao menos, é importante ficar atento em manter o microfone desligado quando não estiver falando (é claro!). E por último, sugiro desligar os irritantes sons de notificação do computador. São potencialmente perturbadores.
Qualidade do áudio
Agora me refiro ao som da sua voz em si, dependo da situação, a sua fala pode sair “picotada” e metalizada, muito baixa ou com reverberação (como se estivesse falando em um ambiente vazio ou muito grande, distante do microfone). É muito importante investir em uma boa webcam (caso a do computador não seja satisfatória) que, geralmente possui um ótimo microfone, ou então em microfones próprios para esse tipo de comunicação. Alguns fones de ouvido (de smartphones) possuem excelentes microfones.
Qualidade do vídeo e iluminação
Em primeiro lugar, ratifico a vantagem de se obter uma boa webcam assim como certificar-se de que a lente de sua câmera esteja sempre limpa. A iluminação do ambiente é outro fator que pode auxiliar (ou atrapalhar) bastante a comunicação. Ambientes escuros ou vídeos embaçados dificultam a compreensão da sua comunicação não verbal (por meio da visualização das suas expressões faciais). Assim, algumas vezes, sua mensagem pode ser mal interpretada ou até não compreendida. Sugiro que, sempre que possível, opte pela iluminação natural (proveniente de janelas ou portas). Posiciona o computador (a webcam) na frente da fonte de luz, voltada para você. Assim, a face ficará mais uniformemente iluminada.
Se o ambiente não tiver uma boa iluminação natural ou for noite, sugiro utilizar luminárias (dê preferência duas) que devem estar posicionadas lateralmente ao computador, na altura da sua face, viradas em um ângulo de aproximadamente 45 graus. Sendo luz fria (branca) você pode colocar um pedaço de papel vegetal (preso por fita adesiva) na frente da lâmpada. Assim, proporcionará um efeito de filtro, deixando sua face uniformemente iluminada.
Competição visual
Agora me refiro ao ambiente de trabalho (home office) em si. Em alguns casos, ao assistirmos a uma apresentação, podemos ver todo o movimento de pessoas (ou animais de estimação) da casa. Sugiro procurar por um local mais isolado e ou negociar um pouco de privacidade.
Outro cuidado diz respeito ao cenário atrás do apresentador. Alguns são tão “ricos” visualmente (para o bom ou mal gosto), que se torna praticamente impossível prestar atenção na mensagem. O mais seguro é realizar a reunião em um local onde o cenário, atrás do apresentador, seja minimalista ou neutro (uma parede, cortina ou persiana, por exemplo).
Algumas pessoas optam por resolver esse problema (de cenário poluído), utilizando um fundo falso virtual (projeção) que algumas ferramentas disponibilizam. Entretanto é preciso tomar cuidado: primeiramente certifique-se de que o fundo não seja tão ou mais chamativo que o do seu ambiente. Já viraram memes reuniões nas quais os apresentadores optaram por fundos inusitados como aquário com tubarão, parque de diversões ou ainda o universo, com direito a estrela cadente. Em situações como essas torna-se praticamente impossível manter o foco na mensagem…
(Jovem Pan 06/05/2020 17h23 – O vice-presidente eleito do Superior Tribunal de Justiça (STJ), ministro Jorge Mussi, chamou a atenção nesta terça-feira (5) ao participar de uma sessão da Quinta Turma da Corte por videoconferência com um tubarão como cenário.)
Para não errar, evite cenários com imagens dinâmicas e multicoloridas. O mais seguro, certamente, é optar por um fundo neutro chapado ou imagem de persianas, cortinas, entre outros. Mesmo optando por um fundo falso discreto, fique atento ao efeito da iluminação. Ou seja, se você estiver em um ambiente mal iluminado ou com uma iluminação irregular, ao se movimentar, parte do rosto pode sumir e aparecer o tempo todo.
E para terminar, é sempre bom lembrar sobre a atenção especial que devemos ter com a nossa aparência e vestuário. É importante que se tenha a consciência de que, apesar de estarmos em casa, estamos trabalhando. O mínimo de decoro e etiqueta, ajuda a sedimentar a impressão de profissionalismo, e respeito a corporação.
Contato visual
Só mais um detalhe: mantenha a lente de webcam na mesma altura dos seus olhos.
Assim evitará que as pessoas do outro lado vejam a sua imagem do queixo para cima como se fosse um gigante (com o teto da casa como cenário) ou do nariz para baixo (somente a boca). Acredite: são situações muito comuns.
Os processos
Ao falar de processos, estou me referindo ao planejamento em si. É importante que se desenhe o evento segundo seus objetivos, atores e tipo de reunião.
Seguem sugestões de passos ou ações– apresentadas de forma cronológica – a serem desenvolvidas no processo. Lembre-se- se de que “o como” que cada ação deverá ser implementada, dependerá do tipo de reunião, objetivos, participantes, peculiaridades, entre outros.
Pré-evento
Independentemente do tipo e objetivo da reunião, é necessário que os participantes (os convidados) fiquem a par, antecipadamente, de todas as informações acerca do evento – isso deveria acontecer também em reuniões presenciais!
Sugiro a criação de um texto – como um manual de instruções – especificando informações que proporcionem aos convidados um completo discernimento do evento sob o ponto de vista filosófico (objetivos), tecnológico, operacional e metodológico. O texto deve ser redigido de forma clara, completa e objetiva. Lembre-se de disponibilizar um contato de apoio – um suporte de referência, bem como link de acesso para a reunião.
O material pode ser enviado por e-mail (no corpo ou como anexo), aplicativo ou qualquer outro meio que permita o acesso e controle de envio.
O evento precisa ser conduzido por alguém, ou seja, necessita de um coordenador. Dependendo do tipo de reunião ele (o coordenador) será um provocador, um moderador acerca do assunto a ser discutido. É ele quem ratifica as regras, inicia o evento, gerencia as falas para que não saiam do foco, provoca a participação de todos (quando o formato da reunião permitir) e conduz o evento ao seu fechamento. Se trata do anfitrião. Há casos nos quais o anfitrião acumula o papel de “mestre de cerimônias”, como em videoconferências, por exemplo.
Organizar tarefas administrativas, como o gerenciamento do tempo de fala (timekeeper), iniciar ou interromper gravações, anotar conclusões, entre outras, são tarefas que podem ser executadas por uma pessoa previamente escolhida (e preparada). Se trata do coanfitrião.
Há situações nas quais o coanfitrião somente cuida das questões técnicas e operacionais da ferramenta (geralmente alguém mais familiarizado com a tecnologia – um colaborador da área de TI, por exemplo). Nesse caso, outro participante é escolhido para gerenciar o tempo e a ordem das apresentações (timekeeper), bem como anotar conclusões. Teríamos então a figura de um secretário do evento.
Todos os outros colaboradores convidados para a reunião podem ser denominados de participantes.
A EXECUÇÃO
Como já foi comentado, reuniões virtuais precisam (ou deveriam) ter regras bem definidas.
Essas regras, na verdade são condutas pré-estabelecidas – por meio de um planejamento – a fim de conduzir o evento a um desfecho pretendido.
Vamos a um exemplo.
ATENÇÃO
O exemplo a seguir tem o objetivo de ratificar – de forma aplicada – a participação dos atores na execução de uma reunião. A metodologia proposta foi criada com fins ilustrativos, sem a ambição de propor um modelo a ser seguido. É muito importante que fique claro de que cada situação deverá ter o seu formato próprio de acordo com o tipo, objetivo, quantidade de participantes.
Situação
“Uma reunião que tem o objetivo de se identificar a(s) melhores proposta(s) para a solução de um problema X. A solução (ou soluções) escolhida será submetida a uma comissão avaliadora – após a reunião – a fim de identificar a necessidade ou não de adaptação para posterior implementação”.
SOLUÇÃO
Sugiro dividir a reunião por partes ou blocos. Sem querer “inventar a roda”, o bom e velho caminho da abertura, desenvolvimento e conclusão.
Inicialmente os participantes receberão instruções (por e-mail, por exemplo) orientando acerca do dia, hora e meio(s) de acesso, objetivos (o que se quer atingir ao final da reunião), como será o formato, como e em quanto tempo serão feitas as apresentações, entre outros.
Abertura
O anfitrião cumprimenta os participantes e ou os apresenta (se for o caso), ratifica as regras da reunião (enviadas previamente), bem como “o problema” e o objetivo da reunião e dá início aos trabalhos.
Desenvolvimento
Cada participante apresenta a sua visão sobre as possíveis soluções (tempo de cada apresentação previamente definido e controlado). As observações sobre as propostas são anotadas – por um coanfitrião ou secretário. Ao final, o anfitrião apresenta o resumo das propostas e faz ponderações (tempo previamente definido e controlado). Após as ponderações cada participante terá direito a réplica (tempo previamente definido e controlado).
Conclusão
Ao final serão votadas (por enquete) as duas melhores propostas a serem submetidas posteriormente a uma comissão avaliadora com prazo e meios de divulgação definidos.
O anfitrião fecha o evento fazendo ponderações finais acerca das conclusões do trabalho e dos próximos passos (se for o caso).
Pós-evento
É o momento de os participantes ficarem a par ou ratificarem as conclusões/soluções que foram produzidas no evento. Geralmente esse material é enviado aos interessados por meio de documento compartilhado ou e-mail, entre outros (segundo a política de segurança de cada corporação).
Para mais dicas sobre reuniões remotas acesse:
Para se divertir aprendendo:
Seguem dois vídeos representam, de uma forma bem humorada, as dificuldades diante de reuniões e conferências a distância (habilite a legnda).
PARTE 2
WEBINARS ABERTOS
CONFERÊNCIAS E MEETINGS
Quando o evento (virtuais) é aberto ao público, geralmente é denominado de webinar ou webinário (em português).
É o tipo de evento que costuma ser oferecido como estratégia de marketing para gerar leads (capitar potencial cliente) ou com objetivos acadêmicos. Podem se uma conferência ou seminários, por exemplo.
Webinars apresentam semelhanças em relação aos meetings corporativos em três aspectos: a) utilizam como meio as mesmas plataformas de transmissão (com algumas funções específicas); b) os atores são os mesmos; c) cada ator estará provavelmente em sua residência (e muitos em seu home office). Portanto, cuidados e dicas para uma boa comunicação – apresentadas acima no assunto intitulado “pessoas”, se aplicam totalmente aos eventos abertos.
A maior diferença (com os meetings corporativos) é a presença de uma quantidade maior de participantes (podendo chegar a milhares) que assistem ao evento, geralmente com os microfones desligados, podendo interagir somente por meio de chat.
Mais uma vez, peço licença ao utilizar uma nomenclatura como referência reconhecendo que não há consenso.
Tipos e Metodologia
Webinar Conferência
O anfitrião cumprimenta a todos e apresenta o palestrante (painelista). Em seguida explica como funcionará o evento (geralmente microfone fechado e dúvidas enviadas pelo chat) e dá a palavra ao painelista para começar a sua apresentação. A partir daí, paralelamente, os participantes enviam suas dúvidas (ou interagem entre si). Ao final, o anfitrião ou coanfitrião (uma espécie de auxiliar técnico, que garante o bom funcionamento da plataforma bem como pode auxiliar o anfitrião na curadoria de perguntas) lê as perguntas (geralmente as mais recorrentes ou todas, caso sejam poucas) para que o palestrante as responda. No caso de algumas questões não serem respondidas por conta do tempo, as mesmas – respostas -deverão ser enviadas por WhatsApp, e-mail ou outro meio previamente combinado.
Webinar Meeting
Funciona como uma espécie de mesa redonda. O anfitrião apresenta os convidados (painelistas) e introduz o tema. Cada convidado tem um tempo para apresentar a sua visão do tema, em formato de pequena palestra. O anfitrião pode ou não o provocar o convidado (painelista) na hora de sua apresentação com alguma pergunta ou observação. Durante as apresentações os participantes enviam perguntas (que geralmente passam por uma curadoria do anfitrião ou coanfitrião). Ao final – de todas as apresentações – o anfitrião lê as perguntas que podem ser direcionadas a um painelista específicos ou a todos. Após a fase de perguntas. O anfitrião dá a palavra aos painelistas para fazerem suas considerações finais e encerra o evento. Portanto, a perfeita comunicação entre o anfitrião e painelista(s) é fundamental para o sucesso do evento.
DICA: Painéis
Existe um outro tipo de evento que pode ser oferecido em reuniões fechadas (meetings) ou abertas (webinars), intitulado de Painel. Consiste em uma discussão dirigida por meio de apresentações que abordam um mesmo tema -como política ou ciência, por exemplo -, sob diferentes pontos de vista.
Para obter mais informações acerca de sua estrutura, ACESSE: https://pt.wikihow.com/Conduzir-um-Painel-de-Discuss%C3%B5es
Tanto Webinar Conferência como Webinar Meeting, requerem um rigoroso planejamento que contemple ações a serem implementadas também tanto antes como depois do evento. Vamos a elas:
Pré-evento
Se trata uma espécie de treinamento, uma rápida capacitação acerca do funcionamento e procedimentos inerentes ao evento promovida pelo anfitrião para o(s) painelista(s). Quando há mais de um painelista, o mais recomendável é que essa preparação seja feita com todos juntos. Algumas vezes, por questão de dificuldade agenda, essa preparação pode acontecer algumas horas antes do início do evento.
Consiste em um detalhado briefing, sobre os objetivos do evento, características da audiência e, em alguns casos, apresentação mais detalhada da marca (institucional) que chancelará o evento. Nessa preparação, é importante também apresentar ou ratificar as regras do webinar – previamente elaboradas -, como tempo e quantidade de intervenções por painelista e ordem das apresentações. Outro aspecto importante a ser combinado diz respeito ao gerenciamento de perguntas enviadas pelo chat, por exemplo: qual o momento de respondê-las, durante ou ao final das apresentações? Qual o tempo máximo para cada resposta? E, como serão administradas as perguntas que não puderem ser respondidas no evento?
Existe a possibilidade de as regras serem negociadas com o (s) painelista(s). Entretanto é muito importante que, após definidas, sejam cumpridas.
Outros pontos importantes a serem abordados na preparação dizem respeito a como utilizar a ferramenta a ser utilizada na transmissão e a atenção que devem ter acerca de comportamentos que possam, inadvertidamente, expor a imagem do painelista, como por exemplo, no momento da apresentação de outro painelista, com a câmera aberta, dar indícios de que não está interessado ou realizar outras tarefas como se alimentar ou ficar no WhatsApp, por exemplo. Dicas de como preparar o ambiente, enquadramento, iluminação, áudio entre outros, também devem ser contempladas.
O painelista precisa ter a consciência de que está se comunicando com um grupo de pessoas que -dependendo do evento – podem chegar a dezenas, centenas ou milhares, que têm a expectativa de obter informações relevantes, interessantes e pertinentes. Portanto, é muito importante o engajamento do painelista ao evento, procurando se conectar com a audiência. Para que isso aconteça, sua mensagem deve ser transmitida por meio de uma linguagem acessível, franca e objetiva. O painelista deve manter o foco no tema proposto, previamente alinhado com o anfitrião, e procurar respeitar o tempo estipulado para a sua apresentação. Caso contrário, sua intervenção poderá não ter efeito ou, pior, poderá colocar em xeque sua credibilidade e imagem pública sua e da marca institucional da anfitriã, bem como tornar o evento uma experiência enfadonha e improdutiva. E isso não é bom para ninguém.
DICA
Quando as regras do evento forem previamente definidas, sugiro criar um texto/documento, bem objetivo, com essas informações e enviá-las por mensagem de texto ou por e-mail, antes da reunião pré-evento. Assim a reunião se resumirá na ratificação das regras e preparação de outros aspectos técnicos e comportamentais.
Pós-evento
O anfitrião deve garantir um bom relacionamento com os participantes, gerenciando e enviando respostas a questões eventualmente não respondidas, bem como disponibilizando material (resumo ou resenha) acerca do conteúdo apresentado.
Por fim...
Espero que esse material tenha servido para esclarecer uma série de dúvidas e incertezas muito comuns sobre esse universo da comunicação à distância.
Ratifico que nomenclaturas, conceitos e definições podem variar, entretanto o planejamento, estrutura e metodologias aqui apresentados oferecem caminhos práticos e eficazes para a execução de todos os eventos digitais que venha a participar e ou elaborar. Por se tratar de um mundo de rápidas transformações, sugiro manter-se sempre atualizado e buscar por melhores práticas e experiências.
Desejo-lhes sucesso.
Ney Pereira.
